Piano delle comunicazioni con gli stakeholder

Fare i compiti (30 minuti)

Crea una tabella su una lavagna o un documento collaborativo. Le intestazioni delle colonne dovrebbero essere le seguenti: "Pubblico, Canali, Comunicazioni, Link/Altre informazioni." Etichetta le righe come segue: "Giornaliero, Settimanale, Quindicinale, Mensile, Trimestrale, Annuale, Ad hoc".

Chiedi a tutti di venire alla riunione con il proprio elenco dettagliato del pubblico (stakeholder), che potrebbe includere: lo sponsor esecutivo, i membri del team, la leadership, i team con cui collabori, i team adiacenti o a valle, ecc.

Se disponibile, il facilitatore della riunione dovrebbe presentarsi alla riunione con un elenco delle comunicazioni esistenti del team con gli stakeholder, incluso il motivo di ogni comunicazione e i canali che utilizzi abitualmente. Questo elenco conterrà informazioni quotidiane come aggiornamenti sulle piccole decisioni prese tramite i canali Slack e comunicazioni una tantum come pranzi di formazione o riunioni plenarie.

Definire l'obiettivo (10 minuti)

Crea una dichiarazione, o un gruppo di dichiarazioni, descrivendo cosa intendi ottenere dalla preparazione di un piano di comunicazione con gli stakeholder. Usa il formato {SOSTANTIVO} + {VERBO}. Incarica una persona di scrivere alla lavagna mentre tutto il gruppo fa brainstorming. Le tue dichiarazioni degli obiettivi non devono essere perfette, quindi punta all'80% e inserisci l'attività in un timebox. Puoi sempre affinarle in un secondo momento, se necessario.

Esempi di obiettivi del piano di comunicazione:

• Creare fiducia con i nostri stakeholder.
• Ridurre i rischi derivanti dagli sforzi duplicati e dai colli di bottiglia legati alla dipendenza.
• Informare i team a valle in merito a ciò che stiamo facendo e a come ciò può influire sul loro lavoro.

Definire chi sono gli stakeholder (5 minuti)

Dividi il team in gruppi di 2-4 persone ed esamina i brainstorming degli stakeholder che tutti hanno preparato. Concorda, a livello di piccolo gruppo, gli stakeholder chiave da includere nel tuo piano di comunicazione. Per ogni stakeholder, definisci la relazione con il tuo progetto/team. Sono responsabili delle decisioni? Sparring partner? Collaboratori esperti? Un gruppo dedicato alla rimozione degli ostacoli?

Rivolgiti a tutto il team e cerca di ottenere il consenso sugli stakeholder del progetto.

Definire i metodi di comunicazione (15 minuti)

Determina il modo più efficace per comunicare con ogni stakeholder.

Pensa ai contenuti che condividerai e allo strumento che utilizzerai per condividerli. Ad esempio, con il tuo team diretto, potresti scegliere di comunicare tramite una chat room dedicata alla condivisione di aggiornamenti minori e alla richiesta reciproca di input.