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La guida completa alla gestione dei progetti

Porta più progetti fino al traguardo (con meno stress)

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Cos'è la gestione dei progetti? La gestione dei progetti è il coordinamento dei tuoi processi, strumenti, membri del team e competenze in modo da poter realizzare progetti che superino i tuoi obiettivi.

Tu e il tuo team vi state preparando a gestire e portare a termine un grande progetto. È come un domino: è fantastico quando funziona, ma diventa un'enorme delusione se anche un solo pezzo è leggermente fuori posto.

Questi tipi di progetti possono essere sia scoraggianti che entusiasmanti e potresti essere tentato di iniziare il prima possibile. Incroci le dita perché tutto vada magicamente a posto? Strofini una lampada e speri che arrivi un genio a esaudire i tuoi desideri e darti una mano?

Sarebbe davvero bello (e facci sapere se la cosa riesce!). Ma, in realtà, il segreto del successo dei tuoi grandi e ardui progetti è una gestione efficace.

Puntina di posizione

Cos'è la gestione dei progetti e perché è importante?

La gestione dei progetti consiste nel coordinare processi, strumenti, membri del team e competenze per realizzare progetti che soddisfino obiettivi e requisiti.

Consente ai membri del team di portare a termine i progetti riunendoli intorno a obiettivi chiari, aumentando la trasparenza e la visibilità, semplificando la comunicazione e stabilendo l'ambito del progetto. Hai bisogno di qualcosa di più convincente? Tieni conto che gli sforamenti dei progetti sono tremendamente comuni. Solo nel settore IT, McKinsey ha scoperto che, in media, i progetti IT di grandi dimensioni superano del 45% il budget e del 7% il tempo stimato.

Metodologie di gestione dei progetti

Ci sono molti modi per portare a termine qualcosa. Non esiste una strategia univoca per completare un progetto incredibile. È qui che entra in gioco una metodologia di gestione dei progetti. Si tratta di un insieme di regole, principi e processi per la gestione di un progetto.

Le metodologie possono sembrare formali, ma c'è spazio per l'innovazione! È importante notare che molti team e aziende utilizzano una combinazione di queste metodologie, piuttosto che affidarsi esclusivamente a una sola. Indipendentemente dall'approccio scelto, quest'ultimo dovrebbe contribuire a promuovere una solida cultura della trasparenza.

1. Gestione a cascata dei progetti

Quando pensi alla gestione tradizionale e sequenziale dei progetti, ti immagini la gestione a cascata. Con questo metodo, suddividi il tuo progetto in diverse fasi. Quando una fase finisce, inizia quella successiva: non ci sono sovrapposizioni.

Quando usare questo metodo: per progetti lunghi che richiedono un'unica timeline e un ordine sequenziale.

Usato comunemente in: edilizia. Costruire una casa o una struttura richiede un ordine sequenziale. Non puoi costruire un tetto prima di aver creato le fondamenta, per esempio.

2. Gestione dei progetti Agile

La gestione dei progetti Agile è un approccio iterativo e molto più flessibile della gestione dei progetti a cascata. È una best practice DevOps che suddivide i progetti in blocchi da gestire in brevi intervalli di tempo (chiamati sprint). Dopo ogni sprint, il team rivaluta il lavoro in corso per apportare le modifiche necessarie e assicurarsi di non allontanarsi dall'obiettivo.

Scrum

La gestione dei progetti Scrum è una delle metodologie Agile più popolari utilizzate dai project manager. Come Agile, Scrum è incentrata sul miglioramento continuo. Puoi usare un framework come Scrum per iniziare a pensare in modo più Agile ed esercitarti a integrare i principi Agile nei flussi di comunicazione e di lavoro quotidiani.

Quando usare questo metodo: per progetti che non sono ancora ben definiti e richiedono molta adattabilità.

Usato comunemente in: sviluppo di software. Questa professione è stata pioniera dell'agilità e questo approccio consente agli sviluppatori di creare software di qualità superiore perché sono in grado di testare e revisionare a intervalli regolari.

3. Gestione Lean dei progetti

Se hai sentito parlare della produzione snella, questi stessi principi si applicano alla gestione snella dei progetti. L'obiettivo di questa metodologia è aumentare la produzione e il valore riducendo al contempo gli sprechi. Per usarla, dovrai mappare un flusso di valori, che è la sequenza delle attività del progetto. Quindi, ti concentrerai su quel flusso per identificare ed eliminare il lavoro che non aggiunge valore. Ciò significa che il processo del tuo progetto sarà il più snello, ottimizzato ed efficiente possibile.

Kanban

Kanban è un'implementazione specifica della gestione Lean dei progetti. I task dei progetti sono rappresentati visivamente su una board Kanban in cui i membri del team possono vedere lo stato di ogni porzione di lavoro in qualsiasi momento.

Quando usare questo metodo: per progetti che devono essere consegnati rapidamente.

Usata comunemente in: settore manifatturiero Quando produci beni fisici, desideri ridurre al minimo gli sprechi per diminuire le spese e massimizzare i profitti. Ecco perché questo approccio è popolare nel settore manifatturiero, soprattutto nel settore automobilistico.

Le 5 fasi del processo di gestione dei progetti

Immagina di iniziare un progetto da zero. La gestione dei progetti non entra in gioco solo quando inizi effettivamente a delineare le attività: devi prima gettare le basi.

Detto questo, il Project Management Institute (PMI) ha stabilito cinque fasi distinte di gestione del progetto.

Fase #1: Inizio

Pensi che la prima fase del processo di gestione dei progetti sia la pianificazione? Non è proprio così. Prima di poter delineare una strategia per il tuo progetto, devi ottenere il consenso degli stakeholder. È qui che entra in gioco una carta del progetto in cui viene delineato l'obiettivo aziendale del progetto con lo scopo di ottenere l'approvazione. Consigliamo invece di utilizzare un poster di progetto per il suo formato più semplice da gestire e più veloce e facile da leggere. In questa fase, dovresti rispondere a domande come:

  • Qual è il business case di questo progetto? Il nostro modello di piano strategico può aiutarti!
  • Questo progetto è fattibile?
  • Dovremmo portarlo avanti?

In parole povere, in questa fase devi cercare di decidere se valga la pena imbarcarsi in questo progetto prima di investirci troppo lavoro.

Un ottimo modo per facilitare questa discussione è condurre un'analisi pre-mortem, un esercizio mentale in cui si immagina cosa potrebbe andare storto e si decide come prevenire i problemi.

Fase #2: Pianificazione

Se decidi di andare avanti, passerai alla fase di pianificazione. Durante questa fase, svilupperai un piano di progetto dettagliato che tutto il tuo team seguirà e per cui ti ringrazierà! La pianificazione è essenziale per evitare lo slittamento dell'ambito. Il nostro modello dell'elenco delle cose da fare può aiutarti! Le domande a cui rispondere in questa fase includono:

  • Qual è l'obiettivo del progetto?
  • Quali sono gli indicatori di prestazioni chiave (KPI)?
  • Qual è l'ambito di applicazione?
  • Qual è il budget?
  • Quali sono i rischi?
  • Quali membri del team sono coinvolti?
  • Quali sono i task da svolgere?
  • Quali milestone devono essere raggiunte?

Questa fase serve ad assicurarsi che tu e il tuo team abbiate aspettative condivise prima di iniziare. Se pensi di star dedicando troppo tempo ai dettagli, non è così. E i framework di pianificazione strategica possono aiutare!

Fase #3: Esecuzione

Prendi il caffè e il cavo di alimentazione, perché è ora di iniziare. È qui che tu e il tuo team vi rimboccherete le maniche e inizierete a completare i task del progetto seguendo il piano del progetto come guida. Nella fase di esecuzione dovrai:

  • Assegnare le risorse necessarie
  • Assicurarti che gli assegnatari svolgano i propri compiti
  • Organizzare riunioni sullo stato
  • Configurare sistemi di tracciamento

La maggior parte del lavoro avviene in questa fase, ed è anche da qui che inizierai a vedere il tuo progetto realizzarsi davvero. Vedi? È valso la pena pianificare tutto.

Fase #4: Monitoraggio

Solo perché hai un piano di progetto non significa che le cose funzioneranno da sole senza intoppi. È come stabilire un budget per te stesso: averlo non serve a niente se non tieni d'occhio il modo in cui gestisci il tuo denaro.

Ecco perché devi monitorare l'avanzamento del progetto per assicurarti che le cose rimangano sulla buona strada. Dovresti valutare il tuo progetto rispetto ai KPI che hai stabilito in fase di pianificazione.

Cosa devi fare se il tuo progetto sembra fuori strada o riscontri ambiti eccessivi? Prenditi del tempo per rivalutare le cose. Puoi decidere se riallineare il tutto o se modificare il piano originale. Questo è il bello del monitoraggio: hai dei checkpoint regolari che ti permettono di correggere la rotta.

Fase #5: Chiusura

La fase conclusiva riguarda la chiusura delle questioni in sospeso. Questa fase comprende:

  • Organizzare un'analisi successiva o una retrospettiva per valutare il progetto
  • Preparare un report finale sul progetto
  • Raccogliere e archiviare la documentazione di progetto necessaria in un posto sicuro. A proposito, uno spazio dedicato alla documentazione collaborativa, come Confluence, è ottimo per questo scopo.

Questo non solo dà al tuo team la possibilità di staccarsi dl progetto, ma rende anche più facile fare riferimento ad esso quando necessario.

7 suggerimenti per una gestione efficace dei progetti

Anche se segui tutti i passaggi precedenti, una gestione efficace dei progetti non è uno scenario scontato. Ci sono alcune altre best practice che vorrai implementare per aiutare il tuo progetto a funzionare nel modo più fluido possibile.

Organizza una riunione di avvio del progetto

La riunione per l'inizio del progetto è il momento in cui stabilisci gli obiettivi, analizzi la timeline e in genere aggiorni tutti sullo stato del progetto. Il nostro modello dell'ordine del giorno della riunione del team può aiutarti!

Indipendentemente da quanto sia entusiasta il tuo team di mettersi al lavoro, non saltare questo incontro. Eliminerai in modo proattivo la confusione e radunerai la tua squadra attorno a un obiettivo condiviso.

Presta attenzione alle dipendenze tra task e risorse

Ti ricordi quando abbiamo parlato di progetti simili a un domino? Questo è particolarmente vero per i progetti interfunzionali di grandi dimensioni. Ad esempio, Sara non può iniziare a creare grafica finché Paolo non avrà redatto il contenuto (questa è una dipendenza di task). O forse Michela non può usare un software mentre Sandro sta usando la licenza condivisa (questa è una dipendenza di risorsa).

I task del progetto non avvengono nel vuoto, quindi è importante tenere conto di queste dipendenze usando un modello di diagramma di Gantt.

Quando tutte le tue attività e le tue risorse sono collegate, devi capire come si combinano, altrimenti correrai il rischio di veder cadere quel domino.

Identifica il tuo percorso critico

Identificare il tuo percorso critico è un ottimo modo per prevenire gli sforamenti delle programmazioni. Anche se potrebbe sembrare uscito da un film d'azione, il tuo percorso critico è solo la serie più lunga di attività legate al progetto. Se incontri un intoppo o un ritardo su quel percorso, saprai che è l'intero progetto a rischiare di subire ritardi.

Individuare il tuo percorso critico ti permette di sapere dove hai un certo margine di manovra nella programmazione e dove devi invece attenerti il più possibile alla timeline.

Clessidra

Sii realistico con la tua timeline

È comune sottovalutare il tempo necessario per completare i task e ciò può essere un vero danno per la timeline del progetto.

Tieniti aggiornato facendo riferimento alle timeline dei progetti precedenti. Consulta il tuo software di monitoraggio del tempo (se ne hai uno) per vedere quanto tempo richiedono le attività tipiche e chiedi al tuo team di controllare le proprie programmazioni.

Usa un software di gestione dei progetti

Se i membri del tuo team devono scavare tra infiniti thread e-mail o cartelle per trovare ciò di cui hanno bisogno, il tuo progetto è destinato a subire parecchi ritardi.

Ecco perché è utile utilizzare un software di gestione dei progetti (come Jira) per archiviare la documentazione e organizzare il progetto in un software di gestione delle conoscenze (come Confluence). Questo software aumenta la visibilità su tutte le fasi e i task del progetto, centralizza la comunicazione e offre al team di progetto un'unica origine di riferimento.

Stabilisci ruoli e responsabilità ben definiti

Per ottenere il massimo risultato dal tuo team, le persone devono sapere esattamente perché sono coinvolte. Qual è il loro ruolo e qual è il loro contributo?

Questo non solo darà uno scopo al lavoro dei membri del team di progetto infondendo loro un senso di responsabilità, ma impedirà loro anche di pestarsi i piedi l'un l'altro e ti permetterà di sfruttare i punti di forza di tutti. Un framework RACI è un modo molto diffuso per assegnare ruoli e responsabilità. L'acronimo RACI sta per Responsible, Accountable, Consulted e Informed. Confluence modifica leggermente questo framework chiamandolo DACI, dove la "D" sta per "Driver".

Promuovi un processo collaborativo

Gestire un progetto può essere stressante e non devi farlo tutto da solo. Il tuo team avrà molte informazioni dettagliate sul piano del progetto, tra cui le informazioni sulla fattibilità della timeline o se ci sono delle dipendenze che ti stanno sfuggendo. Il brainstorming in team è un ottimo modo per condividere e definire le idee. Ecco alcuni suggerimenti per condurre una sessione di brainstorming efficace.

Anche se fai parte di un team ibrido o remoto, resisti alla tentazione di pianificare i progetti in modo isolato. Coinvolgi il tuo team per elaborare un piano più ragionevole e aumentare il senso di appartenenza al progetto. Il nostro modello di brainstorming può esserti d'aiuto!

Membri chiave di un team di progetto

Ogni progetto deve iniziare con l'identificazione di ruoli e responsabilità. Conoscere il proprio ruolo in anticipo consente a tutti di rispettare le scadenze dei progetti. I potenziali ruoli di progetto includono:

  • Project manager: persona che supervisiona l'intero progetto ed è responsabile del suo successo.
  • Sponsor del progetto: senior manager che sostiene il progetto e lavora a stretto contatto con il project manager.
  • Membro del team: persona che lavora attivamente alle attività del progetto.
  • Fornitore: persona che fornisce beni o servizi per un progetto.
  • Stakeholder: persona interessata al progetto. Questi possono essere suddivisi in:
    • Stakeholder principali: persone che svolgono effettivamente il lavoro e sono coinvolte attivamente nel progetto.
    • Stakeholder secondari: persone che potrebbero partecipare alle riunioni e svolgere un piccolo ruolo ma non sono i responsabili decisionali chiave del progetto.
  • Stakeholder interessati: persone che sono aggiornate sul progetto ma non svolgono un ruolo attivo o non hanno molta influenza.
  • Cliente: persona che riceve il progetto finale, se si tratta di un progetto rivolto al cliente piuttosto che interno.

Aspetti da considerare quando si valuta il software di gestione dei progetti

Scegliere il software di gestione dei progetti giusto può essere complicato. Per assicurarti che il tuo team ottenga il massimo dal suo strumento di gestione dei progetti, ti consigliamo di cercare una soluzione che ti consenta di:

  • Creare un calendario condiviso per tenere traccia delle milestone e delle scadenze del progetto
  • Condividere file e documenti per accesso e collaborazione facilitati
  • Creare elenchi di task e assegnare i task ai membri del team
  • Tenere traccia dell'avanzamento del progetto e generare report
  • Facilitare e semplificare la comunicazione tra i membri del team e gli stakeholder
  • Stimare la durata e il budget del progetto
  • Consentire ai membri del team di commentare i task e fornire feedback
  • Generare promemoria e notifiche automatici
  • Configurare modelli di progetto per semplificare la creazione dei progetti
  • Gestire risorse e carichi di lavoro
  • Tenere traccia di ticket e rischi
  • Gestire le richieste di modifica
  • Creare report dettagliati
  • Monitorare le prestazioni del progetto

Perché usare Confluence per la gestione dei progetti

Confluence si distingue come hub di conoscenze collaborativo per potenziare la gestione dei progetti con migliaia di modelli, strategie e integrazioni per le massime flessibilità e scalabilità.

Consolida gli strumenti e centralizza il lavoro

Con Confluence hai a disposizione conoscenze, task e gestione dei progetti combinati con la collaborazione in team. Incorpora una bacheca Trello per la gestione dei progetti in stile Kanban, come Sprout Social. Oppure, integra Confluence con Jira per un approccio Agile alla gestione dei progetti, come Castlight Health. Jira semplifica la pianificazione, il monitoraggio e la gestione dei progetti, mentre Confluence aumenta la trasparenza e centralizza le conversazioni e le risorse relative ai progetti.

Amplia quando il team e l'azienda crescono

Confluence è progettato per facilitare la gestione dei progetti per team tecnici e aziendali, per piccole imprese, team da remoto e compagnie su scala aziendale. Scalabilità con istanze illimitate per fornire autonomia organizzativa, separare i dati e garantire maggiore sicurezza o personalizzare gli ambienti. Confluence offre anche la sicurezza, la conformità, le prestazioni e l'affidabilità necessarie per supportare le aziende, compresi i tempi di operatività garantiti dagli SLA, la residenza dei dati negli Stati Uniti, nell'UE, in Australia o in Germania e le certificazioni con GDPR, SOC2 e altro ancora.

Proteggi il lavoro e le conoscenze

Cosa succede quando un collega lascia la tua azienda, anche il suo lavoro viene perduto? Confluence protegge il lavoro riguardante quel progetto dalla perdita, anche se i colleghi lasciano un'azienda. Puoi creare autorizzazioni, impostare controlli e assegnare ruoli di amministratore.

Analizza e ottimizza le prestazioni

Non puoi gestire ciò che non puoi misurare, giusto? In combinazione con Jira, puoi tenere traccia dell'avanzamento, monitorare le attività e generare report per ottimizzare i processi e i flussi di lavoro del progetto.


La gestione dei progetti è il motore che alimenta la produttività dei team. Ma non tutte le soluzioni di gestione dei progetti sono uguali. Scopri perché più di 85.000 aziende utilizzano Confluence.

Modelli di gestione dei progetti

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Modello Persona

Il modello Utente tipo consente di creare profili dettagliati dei clienti target per le campagne marketing e lo sviluppo dei prodotti, completi di nomi delle persone, obiettivi, sfide e fonti di informazioni.

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Modello Mappatura del percorso del cliente

Usa questo modello per comprendere l'esperienza del cliente con il tuo prodotto, comprese le sue sensazioni e i punti deboli che riscontra.

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Modello per il disruptive brainstorming

Questo modello di Confluence aiuterà il tuo team a generare nuove idee.

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Modello DACI

Usa questo modello DACI per chiarire il ruolo di ogni persona nel processo decisionale e prendere la decisione giusta più tempestivamente.

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Modello Poster progetto

Se i brief e i grafici dei progetti non fanno per te, prova questo modello di manifesto del progetto.

I vantaggi della gestione dei progetti

1. Migliora la collaborazione

Sappiamo di dover lavorare con gli altri per raggiungere i nostri obiettivi, ma una collaborazione efficace non è facile per la maggior parte di noi. Stili di comunicazione diversi, approcci diversi all'organizzazione e tanti altri fattori rendono la collaborazione difficile.

I software di gestione dei progetti offrono ai team una maggiore visibilità sul lavoro dei colleghi, sulle scadenze fissate, sul modo in cui i singoli task si inseriscono nel progetto complessivo e molto altro ancora. Tutto questo costituisce il vantaggio principale dei software di gestione dei progetti: una collaborazione sui progetti più semplice e proficua.

2. Centralizza la comunicazione

Il tuo team fatica a comunicare con thread di e-mail disorganizzati, messaggi istantanei diretti e commenti che si perdono nella confusione.

Questo è un problema (e una grande perdita di tempo) per i tuoi progetti. Quando i membri del team hanno troppi punti di riferimento per trovare informazioni, i fili si intrecciano, le scadenze non vengono rispettate, i task vengono dimenticati e si crea confusione.

Un software di gestione dei progetti consente di mantenere tutte le comunicazioni, dalle timeline agli aggiornamenti di stato, dai feedback alle domande, in un unico spazio facilmente accessibile a tutti. In questo modo si abbattono i silos e tutti possono non solo condividere informazioni, ma anche gestire in modo efficace come e dove condividerle.

3. Semplifica la gestione delle attività

Affinché i progetti vengano portati a termine con successo, i membri del team devono sapere di quali task sono responsabili e quando devono completarli.

Purtroppo, una ricerca di Gallup ha rilevato che solo la metà dei dipendenti sa cosa ci si aspetta da loro sul lavoro.

Se a un membro del team viene assegnato un task in uno strumento, ma passa la maggior parte del tempo su un'altra piattaforma, si perderà una notifica importante. Gestire i tuoi progetti in un unico software rimedia a queste lacune e suddivide i progetti più grandi e impegnativi in singole fasi ed elementi di azione.

Da qui, potrai assegnare questi task ai membri del team competenti fissando una scadenza, in modo che vengano aggregati in un unico spazio e che tutti ricevano una notifica per le nuove attività da svolgere.

Un bersaglio per le freccette conficcate tutte nel centro.

4. Crea un'unica origine di riferimento

Il tuo software di gestione dei progetti diventerà il tuo archivio di informazioni relative al progetto. I documenti, le risorse, gli aggiornamenti, le timeline, le note delle riunioni e tutto il resto dovranno essere archiviati nel software. Ecco un pratico modello di note delle riunioni per tenerne traccia. In questo modo avrai la certezza che le informazioni siano accessibili, organizzate e consultabili. I membri del team potranno trovare ciò di cui hanno bisogno senza perdere tempo a cercare la verità.

5. Aumenta l'efficienza

Se aggiungi tutti i vantaggi di cui sopra, otterrai il vantaggio migliore di tutti: il tuo team potrà portare avanti il lavoro più velocemente. Molto più velocemente.

Con un software di gestione dei progetti attivo, il tuo team comunicherà al meglio. Saprà cosa ci si aspetta da loro e quali sono i prossimi progetti da portare avanti. Potrà trovare facilmente le informazioni di cui ha bisogno.

Lavorare insieme come una macchina ben oliata riduce notevolmente le perdite di tempo. Con il modello di gestione dei progetti di Jira i team possono avviare il lavoro più rapidamente grazie a flussi di lavoro collaudati, invece di ripartire da zero ogni volta che bisogna creare un nuovo progetto.

Ora il lavoro non si trascina più all'infinito, perché il team dispone delle risorse necessarie per ottenere risultati di alta qualità a ritmo sostenuto.

6. Monitora l'avanzamento

Non vuoi consegnare un progetto qualsiasi. Vuoi consegnare un progetto che non superi il budget, rispetti le timeline e raggiunga gli obiettivi iniziali.

È facile perdere di vista questi elementi importanti quando sei immerso in un progetto di lavoro ed è una strada insidiosa. Se non tieni sotto controllo i limiti e le aspettative, rischi di incorrere in ritardi, sforamenti di budget e sprechi di energie nel caso in cui i membri del team debbano rifare il lavoro per rimettere il progetto in carreggiata.

I software di gestione dei progetti organizzano il lavoro in modo che sia più semplice tenere traccia di aspetti come le spese e le scadenze. Inoltre, puoi generare report per monitorare l'avanzamento man mano che procedi, piuttosto che renderti conto troppo tardi di aver mancato l'obiettivo.

Perché usare Jira per la gestione dei progetti

Jira aiuta i team a pianificare, monitorare e creare con successo prodotti di alta qualità supportati da app specializzate per la gestione dei progetti di Jira.

Reportistica centralizzata

Jira riunisce tutti i dati del tuo progetto, permettendoti di monitorare facilmente il completamento dei task, identificare i colli di bottiglia e prendere decisioni con sicurezza.

Aggiornamenti in tempo reale

Tutti i partecipanti sono sempre a conoscenza dei nuovi sviluppi grazie agli aggiornamenti istantanei di Jira, i quali favoriscono reazioni immediate e un allineamento continuo ai requisiti del progetto.

Nessuna automazione del codice

Jira elimina i problemi con una semplice automazione senza codice, facendo risparmiare tempo ai team sui task ripetitivi e consentendo loro di concentrarsi su ciò che conta davvero.

Gestisci i progetti con sicurezza

Conduci team di tutte le dimensioni verso il successo e raggiungi gli obiettivi con sicurezza con Jira.

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